Wissensverlust & Nachfolge

Das weiß nur der Kollege. Noch.

Bis 2036 erreichen 12,9 Millionen Erwerbstätige das Rentenalter. In jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die nur funktionieren, weil eine bestimmte Person da ist — und einen Kalender, der dagegen läuft.

Kennen Sie das?

Vier Anzeichen.

  • Ein produktiver Ablauf steht still, weil die Person, unter deren Konto er lief, gegangen ist.
  • Die Einarbeitung neuer Leute dauert Monate, weil nichts aufgeschrieben ist.
  • Bestimmte Aufgaben werden um eine Person herum geplant — Urlaub inklusive.
  • Beim Gedanken an zwei konkrete Renteneintritte wird es intern still.

Was dahintersteckt

Wissen im Kopf und Flows unter persönlichen Konten sind derselbe Fehler.

Einmal organisatorisch, einmal technisch — in beiden Fällen hängt ein Prozess an einer Person statt an einer Struktur. Und beide fallen zum selben Moment aus: wenn die Person geht.

Die übliche Antwort ist „dokumentieren". Aber Dokumentation, die neben dem Prozess herläuft, veraltet ab Tag eins. Tragfähig wird es erst, wenn der Prozess selbst die Dokumentation ist: gebaut statt gewusst, mit eigener Identität, nachvollziehbaren Regeln und einer Spur, die zeigt, was er tut.

Was wir tun

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge.

  1. Die kritischen Personen-Abhängigkeiten finden

    Welche Abläufe stehen, wenn wer ausfällt — die ehrliche Liste, bevor der Kalender sie erzwingt.

  2. Aus Kopfwissen gebaute Prozesse machen

    Der Ablauf wandert aus dem Gedächtnis in eine Lösung mit expliziten Regeln — die Rückfragen an den Kollegen werden dabei zur Spezifikation.

  3. Technisch entpersonalisieren

    Dienstidentitäten statt persönlicher Konten, definierte Vertretung, dokumentierte Übergabe.

  4. Die Nachfolge befähigen

    Wer übernimmt, lernt am laufenden Prozess statt aus einem Ordner — und kann ihn ändern, ohne ihn zu fürchten.

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Wo wir das schon gebaut haben.

Fünf Energieunternehmen unterschiedlicher Wertschöpfungsstufe — vom Übertragungsnetzbetreiber bis zum Stadtwerk. Namen nennen wir nicht: Wer unter Aufsicht steht, will nicht als Referenz plakatiert werden.

Andere Ausgangslage?

Die übrigen drei Türen.