Energieproduzent (Kanada)
Der Agent sortiert. Menschen führen die Gespräche.
Ein Energieproduzent in Kanada erhält bis zu 1.700 Bewerbungen im Jahr — für 10 bis 20 Einstellungen. Ein Copilot-Agent übernimmt heute Vorauswahl, Administration und technisches Onboarding. Denselben Prozess betreiben wir selbst.
- Ausgangslage
- Bewerbungen wurden verzögert oder gar nicht beantwortet, und die Kriterien der Bewerber wurden nicht sauber mit der Rolle abgeglichen — es kam zu Fehlbesetzungen. Bei 1.200 bis 1.700 Bewerbungen für 10 bis 20 Einstellungen pro Jahr war manuelles Screening chancenlos: Der Auslöser waren Qualitätsprobleme und fehlende Manpower.
- Entscheidung
- Beide Extreme wurden probiert und verworfen. Das rein menschliche Screening scheiterte an Sympathie: Bewertungen fielen je nach Bauchgefühl aus. Die Vollautomatisierung scheiterte am Menschen: Bewerber wollen mit Menschen sprechen, und Soft Skills erfasst kein Agent. Also übernimmt der Agent die nüchterne Hardfacts-Vorauswahl und die Administration — Gespräche und Entscheidungen bleiben bei Menschen.
- Ergebnis
- Eingangsbestätigung sofort, Zu- und Absagen nach einem Tag statt nach Wochen oder nie. Rund 13 Stunden Ersparnis pro eingestelltem Bewerber über die ganze Strecke. Die Qualität der Besetzungen stieg messbar: 84 % weniger ausgesprochene Kündigungen als im Vorjahreszeitraum. Neue Mitarbeitende sind durch das automatische technische Onboarding in kürzester Zeit eigenständig arbeitsfähig.
Der Trichter, der niemanden durchließ
1.200 bis 1.700 Bewerbungen im Jahr, 10 bis 20 Einstellungen. Bei diesem Verhältnis entscheidet die Vorauswahl über alles — und genau sie funktionierte nicht. Antworten kamen spät oder gar nicht, der Abgleich zwischen Bewerberprofil und Rolle blieb oberflächlich, und die Folge waren Fehlbesetzungen, die alle Beteiligten teuer zu stehen kamen.
Zwei Extreme, beide verworfen
Dieser Fall ist auch deshalb ehrlich, weil zwei naheliegende Antworten ausprobiert wurden — und beide scheiterten:
- Mehr Mensch: Beim Versuch, das Screening durch Mitarbeitende zu machen, zeigte sich, wie stark Sympathie die Bewertungen verzerrte. Wer dem Screener ähnlich war, kam weiter — unabhängig von den Anforderungen.
- Kein Mensch: Der vollautomatische Prozess scheiterte an etwas, das kein Modell ersetzt: Menschen wollen mit Menschen sprechen, und Soft Skills lassen sich von einem Agenten nicht erfassen.
Die Lösung liegt dazwischen, mit einer klaren Grenze: Der Agent bewertet nüchtern gegen die Hardfacts der Stellenbeschreibung und übernimmt die gesamte Administration. Gespräche, Menschenkenntnis und die Entscheidung bleiben beim Menschen — per Klick in einer App, protokolliert.
Der Prozess von Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag
- Eingang und Vollständigkeit: Jede Bewerbung wird sofort bestätigt; fehlende Unterlagen fordert der Agent mit Frist automatisch nach.
- Vorauswahl: Der Agent gleicht den Lebenslauf direkt gegen das Stellenbeschreibungs-Dokument ab — Absage oder Einladung mit Terminbuchung über Microsoft Bookings, inklusive Erinnerung.
- Gespräche: Teams-Termine mit Copilot-Transkript und Leitfaden; der Agent erstellt daraus eine Scorecard, die Entscheidung trifft ein Mensch per App.
- Datenschutz eingebaut: Bei einer Absage werden die persönlichen Daten automatisch gelöscht — nicht irgendwann, sondern als Prozessschritt.
- Vertrag: Der Agent erstellt den Vertrag, die Signatur läuft digital, das Nachfassen ist terminiert.
- Technisches Onboarding, vollautomatisch: Benutzerkonto, Postfach, Lizenzen, Erstpasswort mit MFA, Gruppen und Berechtigungen entstehen über die Graph-API per Power Automate. Dazu Willkommens-E-Mail, Vorstellungsrunde und terminierte Feedback-Gespräche nach 45 und 90 Tagen.
Technisch: Copilot Studio als Agent-Plattform, eine SharePoint-Site als führende Kandidaten- und Mitarbeiterliste mit protokollierten Entscheidungen und Scorecards, Power Apps für die menschlichen Entscheidungen, Power Automate mit Graph-API für die Provisionierung.
Das Ergebnis
- Antwortzeit: Eingangsbestätigung sofort, Zu- und Absagen nach einem Tag.
- Rund 13 Stunden Ersparnis pro eingestelltem Bewerber — von der Bewerbung bis zum abgeschlossenen Onboarding.
- 84 % weniger ausgesprochene Kündigungen gegenüber dem Vorjahreszeitraum — die Vorauswahl nach Hardfacts besetzt die Stellen messbar besser.
- Neue Mitarbeitende sind ab Tag eins arbeitsfähig: Konto, Zugänge und Termine stehen, bevor sie anfangen.
Der Aufbau dauerte rund zwei Monate — denselben Prozess betreiben wir bei Qapadia selbst. Die Anpassung auf die Gegebenheiten des Kunden brauchte noch einmal etwa zwei Monate bis zum Go-Live: Die Blaupause halbiert die Einführungszeit.