Übertragungsnetzbetreiber
Jede Inspektion sah anders aus. Jetzt keine mehr.
Ein Übertragungsnetzbetreiber prüft Lieferanten mit Audits und Inspektionen — bis dahin mit Papier, Excel und selbstgebauten Word-Vorlagen. Heute läuft alles über eine Lösung, in unter drei Monaten Bauzeit entstanden.
- Ausgangslage
- Audits und Inspektionen liefen mit Papier und Stift, Excel und Word. Jede Prüferin und jeder Prüfer nutzte eigene Vorlagen, die Berichte an Lieferanten sahen jedes Mal anders aus, und das Übertragen der Befunde vom Papier in den Bericht kostete Stunden. Wie gut ein neuer Kollege prüfen konnte, hing davon ab, wie gut die Vorlage war, die er zufällig erbte.
- Entscheidung
- Eine eigene Webanwendung hätte 8 bis 12 Monate gedauert — die Power Platform brauchte unter drei. Sie löste Offline-Fähigkeit und zentrale Datenhaltung gleich mit, und die Lizenzen waren bereits bezahlt. Also: zwei Canvas-Apps für die Prüfung, eine Admin-App für Vorlagen, Nutzer und Auswertung.
- Ergebnis
- Vorlagen sparen 3–5 Stunden je Erstellung, die Erfassung direkt vor Ort weitere 2 Stunden pro Person — beim Audit mit 5 bis 10 Beteiligten. Der gemeinsame Aggregationsscreen spart 1–2 Stunden im Ergebnis-Meeting, jeder Abschlussbericht eine weitere. Alle Berichte sehen gleich aus, und jede Antwort speist ein Lieferanten-Scoring für den Einkauf.
Warum es vorher nicht funktionierte
Nicht, weil jemand schlecht arbeitete — sondern weil das Werkzeug fehlte. Ohne zentrale Vorlagen baut sich jede erfahrene Prüferin ihre eigene, und die ist gut. Nur eben ihre. Berichte an Lieferanten sahen je nach Absender anders aus, Befunde wurden erst auf Papier notiert und dann noch einmal abgetippt, und neue Kolleginnen und Kollegen lernten das Prüfen aus der Vorlage, die ihnen jemand weitergab — nicht aus einem definierten Prozess.
Die Entscheidung: Power Platform statt Eigenentwicklung
Geprüft wurde auch eine eigene Webanwendung. Verworfen wurde sie aus einem einfachen Grund: 8 bis 12 Monate Entwicklungszeit gegen unter drei Monate auf der Power Platform — bei der die Offline-Fähigkeit fürs Feld und die zentrale Datenhaltung schon mitgeliefert werden und die Lizenzen im Haus bereits bezahlt waren. Kein neues Tool im Einkaufsprozess, kein neues Budget: das Vorhandene endlich nutzen.
Was gebaut wurde
- Zwei Canvas-Apps für die Durchführung — eine für Inspektionen (eine Person vor Ort), eine für Audits (5 bis 10 Beteiligte).
- Eine zentrale Admin-App für Vorlagen und Fragenkataloge, das Anlegen von Inspektionen und Audits, die Nutzerverwaltung und die Aggregation der Ergebnisse mehrerer Auditoren.
- Dataverse als zentrale Datenhaltung, Power-Automate-Flows für Benachrichtigungen und die automatische Dokumentenerstellung.
- Power BI als Dashboard für das Lieferanten-Scoring und das Controlling der Prüfungsergebnisse.
- SAP-Anbindung per Dataflow: Der Kundenstamm kommt quartalsweise aus dem SAP, manuell erfasste Lieferanten werden automatisch abgeglichen. Bewusst ohne KI — dieser Prozess braucht Verlässlichkeit, keine Sprachmodelle.
Das Ergebnis
Die Zahlen aus der laufenden Testphase mit rund 50 Inspektionen und Audits und etwa 20 Nutzenden:
- 3–5 Stunden Ersparnis pro Erstellung durch zentrale Vorlagen und Fragenkataloge.
- 2 Stunden pro Person, weil vor Ort direkt in der App erfasst wird — nichts wird mehr nachträglich übertragen. Beim Audit multipliziert sich das mit 5 bis 10 Beteiligten.
- 1–2 Stunden pro Ergebnis-Meeting durch den gemeinsamen Aggregationsscreen, eine weitere Stunde pro Abschlussbericht.
- Jede beantwortete Frage trägt einen Status, aus dem ein Lieferanten-Scoring entsteht — der Einkauf nutzt es für die nächsten Verträge.
Nach der Testphase ist die Skalierung auf rund 150 Prüfungen pro Jahr mit bis zu 100 Nutzenden geplant. Der Zeitrahmen des Projekts: rund zwei Monate Abstimmung und Analyse, dann zweieinhalb Monate Entwicklung bis zum Go-Live.